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Administrative procedures and the job of personal assistant

By
Administrative procedures and the job of personal assistant
 
Jing Lidwien van Dixhoorn

Learn French with Jing, an 18-year-old high school student. She arrived in France a year ago and she wonders why in France one has to make an appointment everywhere: at the doctor’s, at the Post Office, at the bank… We are going to meet Nathalie Serfaty, who runs VAP, an agency that recruits personal assistants.

 

 

A PA agency

L’assistant personnel est un métier qui est assez répandu dans les pays anglo-saxons et en particulier aux État-Unis, et qui commence à se développer en France.
Ce métier était initialement réservé aux personnalités du monde politique, du show-business, aux grands dirigeants, aux sportifs de haut niveau.
Aujourd’hui le service est proposé à tout le monde : aux professionnels mais aussi aux particuliers, par exemple aux femmes qui ont du mal à s’organiser entre le travail, les enfants, la maison, les rendez-vous à prendre et les papiers administratifs à gérer.
 
L’assistant personnel est à la fois secrétaire, concierge, gouvernante, comptable, chauffeur, acheteur... C’est donc la personne à qui on peut confier toutes les tâches du quotidien :
-         gérer l’agenda
-         trouver une baby-sitter
-         assurer l’intendance de la maison
-         organiser les vacances de la famille ou une réception
-         acheter des cadeaux
-         s’occuper du courrier
-         effectuer en temps et en heure le paiement des factures
-         archiver les documents
-         effectuer les démarches administratives
-         contacter la banque, les institutions financières et fiscales
-         etc.
 
Everyday administrative procedures
 
A la Mairie :
-         Les démarches concernant l’état civil (acte de naissance, acte de mariage, acte de décès, livret de famille) ou une demande de passeport.
-         L’inscription des enfants à l’école maternelle : Elle se fait, au plus tard au mois de juin précédent la rentrée scolaire (de septembre). L'inscription d'un enfant à l'école maternelle n'est pas obligatoire.
-         L’inscription des enfants à l’école élémentaire : L'instruction est obligatoire pour tous les enfants, filles ou garçons, français et étrangers, entre 6 et 16 ans.La première inscription se fait à la mairie qui délivre un certificat et indique aux parents l'école de leur secteur.
-         L’inscription sur les listes électorales pour les citoyens français habitant en France ainsi que pour les citoyens de l’Union Européenne résidant en France (pour les élections municipales ou européennes). L'inscription est automatique pour les jeunes de 18 ans.
 
A la préfecture :
-         Pour demander la nationalité française.
-         Pour passer le permis de conduire. Si vous prenez des cours dans une auto-école, c’est elle qui se charge de vous inscrire auprès de la préfecture.
-         Pour immatriculer sa voiture. Quand on achète une voiture neuve ou d’occasion, il faut faire établir un certificat d’immatriculation. La Carte grise est une sorte de pièce d’identité de la voiture.
 
A la Banque :


-          Pour l’ouverture, la tenue et la clôture d'un compte
-          Pour effectuer des virements et déposer des chèques
-          Pour faire des dépôts et retraits d'espèces au guichet et au distributeur automatique
-          Pour demander des paiements par prélèvement
-          Pour obtenir une carte de paiement ou de retrait ou un chéquier
-          Pour faire une demande de crédit
-          Pour effectuer des placements
-          Pour souscrire une assurance

Les autres démarches :


-          Chercher un emploi : s’inscrire au « Pôle emploi ».
-          Divorcer : s’adresser à son avocat qui dépose une requête au tribunal de grande instance.
-          Déménager : informer la Caisse d’allocations familiales, la Caisse primaire d’assurances maladie, la Caisse de retraite, la complémentaire santé ou mutuelle, le service des impôts, la banque, les assurances (habitation, auto, assurance-vie), les fournisseurs de gaz, eau, électricité, téléphone et Internet.
-          Assurer sa voiture : Le propriétaire d’un véhicule doit obligatoirement l’assurer auprès d’un agent général d’assurances, d’un courtier, d’une banque ou d’une société d’assurances.
-          Déclarer ses impôts : par Internet ou auprès de son centre des finances publiques.


Jing’s question :
Qui a besoin d’un assistant personnel ?
Madame Serfaty, directrice de l’agence VAP : Tout le monde !
Jing : Tout le monde ?
Madame Serfaty : Tout le monde a besoin d’un assistant personnel.
Jing :Même si pour moi ?
Madame Serfaty : Toi, tu es un petit peu jeune, on va dire. Donc, tu n’as pas encore beaucoup de choses à régler dans ta vie. Mais dans quelques années, oui, tu auras besoin d’un assistant personnel !
Jing : En général, en quelles démarches les gens vous appellent ?
Madame Serfaty : Par exemple, vous achetez une voiture, il faut faire une carte grise. Ils nous appellent également quand il faut constituer le dossier pour faire un passeport ; la déclaration d’impôts, par exemple ; pour les déménagements, par exemple ; pour les changements d’adresse, ou pour inscrire les enfants dans les écoles, aux activités.
Parce que ça prend du temps et la journée ne fait que 24 heures. Vous voulez changer votre ligne téléphonique, vous pouvez passer des heures avec un opérateur téléphonique et ce temps-là, le client ne l’a pas, ou ne veut pas le prendre, et il a raison.
 
Links :
L’agence VAP : http://www.votreassistantpersonnel.com/accueil/
Le site de l’administration française : http://www.service-public.fr/
 

 


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